Bổ sung quy định công chứng điện tử đáp ứng việc triển khai thực tế

Việc ứng dụng CNTT chuyển đổi số trong hoạt động công chứng chưa được tương xứng với sự phát triển, các nhu cầu giao dịch dân sự, kinh tế và sự chuyển đổi số mạnh mẽ trong các lĩnh vực liên quan. Do đó, cần thiết phải bổ sung quy định về công chứng điện tử trong Dự thảo Luật Công chứng, hiện đang được thảo luận tại Quốc Hội. Những bổ sung này được đặt ra yêu cầu là phải đảm bảo các yêu cầu pháp lý chặt chẽ về khái niệm, quy trình thực thi, đảm bảo đồng bộ với các quy định mới của Luật Giao dịch điện tử 2023.

Sự cần thiết của việc bổ sung quy định công chứng điện tử

Cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 và chủ trương Chính Phủ điện tử cũng đặt ra nhiệm vụ mới cho hoạt động công chứng, trong đó có việc chứng nhận các giao dịch điện tử. Luật Công chứng hiện hành chưa quy định hành lang pháp lý cho vấn đề này, nên việc ứng dụng CNTT chuyển đổi số trong hoạt động công chứng chưa thực sự tương xứng với sự phát triển, các nhu cầu giao dịch dân sự, kinh tế và các lĩnh vực liên quan.

Bên cạnh đó, hiện nay việc xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng tại một số địa phương còn gặp những khó khăn và vướng mắc. Ví dụ như theo quy định của Luật Công chứng hiện hành cần lưu trữ hồ sơ công chứng trong 20 năm. Tuy nhiên, hồ sơ lưu trữ được khai thác trở lại không nhiều nhưng việc lưu trữ là bắt buộc. Tất cả các phòng công chứng trên cả nước đều phải có phòng lưu trữ này, gây tốn kém về mặt cơ sở vật chất.

Sau 8 năm thi hành Luật Công chứng, việc ứng dụng CNTT chuyển đổi số trong hoạt động công chứng, tuy đã được thực hiện nhưng mới chỉ là bước đầu, chưa tương xứng với sự phát triển của các nhu cầu giao dịch dân sự, kinh tế và các lĩnh vực liên quan. Hiện chưa xây dựng được cơ sở dữ liệu công chứng thống nhất trong cả nước. Việc kết nối, chia sẻ cơ sở dữ liệu công chứng với các cơ sở dữ liệu liên quan chưa được thực hiện.

4 quy định mới về công chứng điện tử trong Dự thảo Luật Công chứng sửa đổi

Trước thực tế trên, Dự thảo Luật Công chứng sửa đổi đã bổ sung 4 điều mới để quy định về công chứng điện tử, nhằm tạo ra cơ sở pháp lý cho việc chuyển đổi số hoạt động công chứng như sau:

• Việc công chứng được thực hiện bằng phương tiện điện tử để tạo lập văn bản công chứng điện tử.
• Việc công chứng điện tử phải bảo đảm các nguyên tắc cụ thể.
• Việc cung cấp dịch vụ công chứng điện tử chỉ được thực hiện khi đáp ứng các điều kiện cụ thể.
• Quy định về khái niệm, thời điểm có hiệu lực, giá trị của văn bản công chứng điện tử và việc chuyển đổi hình thức giữa văn bản công chứng điện tử và văn bản công chứng giấy.

Về quy định công chứng điện tử nhằm tạo ra cơ sở pháp lý cho việc chuyển đổi số hoạt động công chứng, là cơ sở để Chính Phủ có thể quy định các vấn đề cụ thể về công chứng điện tử và triển khai thực hiện quá trình chuyển đổi số hoạt động công chứng trên thực tế.

Công chứng điện tử là gì?

Ông Đào Duy An – Tổng thư ký Hiệp hội Công chứng viên Việt Nam chia sẻ: Công chứng điện tử là một phương thức để thực hiện hoạt động công chứng. Nó không làm thay đổi giá trị pháp lý của văn bản công chứng. Trong hoạt động công chứng điện tử, công chứng viên sử dụng chữ ký điện tử để chứng nhận những giao dịch bằng văn bản điện tử để tạo ra văn bản công chứng điện tử. Và văn bản công chứng điện tử này để làm đầu vào cho các dịch vụ công trực tuyến. Ví dụ trên cổng dịch vụ công quốc gia hiện nay có hơn 4000 dịch vụ công đang được thực hiện trực tuyến.

Cũng theo ông Đào Duy An, 4 điều mới được bổ sung về công chứng điện tử trong Dự thảo Luật Công chứng sửa đổi đã đủ bao quát, tạo ra cơ sở pháp lý cho việc chuyển đổi số hoạt động công chứng hiện nay tại Việt Nam. Cơ quan soạn thảo đã quy định những nguyên tắc chung nhất trong Luật Công chứng, còn những quy định chi tiết hơn sẽ giao cho Chính Phủ tùy vào những thời điểm cụ thể và có những nghiên cứu kỹ lưỡng để quy định một cách thận trọng và kiểm soát được tốt hơn khi áp dụng thực tế.

Những vấn đề đặt ra khi triển khai công chứng điện tử

Một trong những vấn đề rất quan trọng khi triển khai công chứng điện tử là chúng ta cần có hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng. Trong đó, các Đại biểu Quốc hội rất quan tâm đến hai vấn đề là làm thế nào có thể kiểm soát được hoạt động công chứng điện tử và thứ hai là vấn đề bảo mật.

Trước đây, cơ sở dữ liệu theo quy định của Luật Công chứng cũ đang được xây dựng phân tán tại các địa phương. Tuy nhiên để triển khai được công chứng điện tử thì trong Dự thảo mới đã đưa ra phương án thay đổi về cách thức xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu. Chúng ta sẽ xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng tập trung trên phạm vi toàn quốc. Từ đó sẽ có sự kiểm soát tập trung tốt hơn để giải quyết được những vấn đề như các đại biểu quan tâm.

Liên quan đến việc công nhận giá trị pháp lý của công chứng điện tử, sau khi Luật Công chứng sửa đổi được thông qua thì bên cạnh các quy định của Luật giao dịch điện tử 2023 và Bộ luật Dân sự, chúng ta sẽ có đầy đủ cơ sở pháp lý để công nhận giá trị pháp lý của văn bản công chứng điện tử.

Quy trình công chứng điện tử khác gì so với quy trình công chứng thông thường?

Quy trình công chứng điện tử được quy định khá chi tiết trong Dự thảo Nghị định Luật công chứng sửa đổi. Trong đó, bao gồm 3 quy trình:

• Thứ nhất là quy trình công chứng điện tử trực tiếp: được thực hiện trực tiếp tại các tổ chức hành nghề công chứng, với sự hiện diện của công chứng viên và người yêu cầu công chứng.
• Thứ hai là quy trình công chứng điện tử gồm có nhiều công chứng viên ở các điểm cầu khác nhau. Các công chứng viên và người yêu cầu công chứng có thể nhìn thấy nhau thông qua hệ thống hội nghị truyền hình và nền tảng công chứng điện tử. Khi đó sẽ có nhiều hơn một công chứng viên thực hiện giao dịch đó để đảm bảo nguyên tắc công chứng được thực hiện một cách chặt chẽ nhất, bảo đảm về mặt pháp lý.
• Thứ ba là quy trình công chứng từ xa: người yêu cầu công chứng sẽ không hiện diện trực tiếp trước mặt công chứng viên mà thông qua hệ thống hội nghị truyền hình. Công chứng viên sẽ thực hiện công chứng thông qua thiết bị điện tử. Tuy nhiên, hình thức này vẫn còn nhiều điểm hạn chế nên sẽ cần rất thận trọng khi quy định phạm vi giao dịch được áp dụng hình thức này.

Trong ba hình thức trên, theo ông Đào Duy An, hình thức thứ hai rất khả thi và hữu dụng trong thời điểm hiện nay. Quy trình này đã được áp dụng tại một số quốc gia phát triển trên thế giới, như Cộng hòa Pháp, Cộng hòa Liên bang Nga…

Phân biệt khái niệm số hóa và chuyển đổi số liên quan đến cơ sở dữ liệu công chứng

Các khái niệm số hóa và chuyển đổi số đã được giải thích rõ trong Cẩm nang chuyển đổi số của Bộ Thông tin và truyền thông. Về bản chất, số hóa là việc chuyển đổi một dữ liệu nào đó từ dạng vật lý sang dạng dữ liệu số. Còn chuyển đổi số là một quá trình áp dụng công nghệ số để giải quyết một quy trình công việc cụ thể, bắt đầu từ khâu dữ liệu đầu vào cho đến dữ liệu đầu ra đều là dạng số.

Có thể thấy, khái niệm về chuyển đổi số rộng hơn và bao quát hơn so với số hóa. Đồng thời số hóa chỉ là một công đoạn nhỏ trong quá trình chuyển đổi số.

Từ đó có thể hiểu công chứng điện tử là một bước trong quá trình chuyển đổi số hoạt động công chứng. Để chuyển đổi số hoạt động công chứng, chúng ta còn cần thực hiện nhiều công việc khác như xây dựng quy trình công chứng dựa trên nền tảng số, xây dựng cơ sở dữ liệu công chứng, xây dựng cơ chế cung cấp thông tin và xác minh thông tin…

Tiêu chuẩn công chứng viên hoạt động công chứng điện tử?

Khi chuyển đổi sang một phương thức công chứng mới đồng nghĩa với việc công chứng viên cũng phải thích nghi với điều đó.

Tại thời điểm hiện nay, khi xây dựng phần mềm hay quy trình nào đó, đều cần bảo đảm được tính phổ biến và dễ dàng sử dụng. Do đó, theo ông Đào Duy An các yêu cầu về chuyên môn một cách đặc biệt với chuyển đổi số công chứng không phải là một vấn đề quá lớn tại thời điểm hiện nay.

Có thể thấy công chứng điện tử là hoạt động thích hợp với thời đại công nghệ số hiện nay. Tuy nhiên, để triển khai trên thực tế sẽ còn gặp nhiều những vướng mắc, tạo ra những rào cản nhất định cho sự phát triển của hoạt động công chứng nói chung và công chứng điện tử nói riêng. Do đó, việc sửa đổi, bổ sung các quy định pháp luật liên quan về vấn đề này cần được quan tâm thêm. Phải đảm bảo công chứng điện tử là sự thay đổi về phương thức thực hiện công chứng, chứ không được thay đổi bản chất và đặc điểm của mô hình công chứng tại Việt Nam.

Theo: vtv.vn

Mọi thắc mắc liên quan đến tư vấn pháp luật hoặc các dịch vụ công chứng đảm bảo an toàn pháp lý, vui lòng liên hệ Văn phòng Công chứng Phan Thị Kim Cúc!

• Điện thoại: 028 376 55 666
• Hotline: 0917 329 123
• Fanpage: Congchungkimcuc