Bản chất của hoạt động công chứng và tổ chức hành nghề công chứng

10/04/2020 | NGHỀ CÔNG CHỨNG

Xác định rõ bản chất của hoạt động công chứng và tổ chức hành nghề công chứng là việc đầu tiên mà bất cứ ai hành nghề công chứng đều cần phải lưu ý. Thái, độ, hành vi, chất lượng và hiệu quả công việc phụ thuộc hoàn toàn vào việc chúng ta biết chúng ta là ai, chúng ta đang làm gì, vì mục đích gì.

1. Công chứng là một nhu cầu trong đời sống xã hội

Với người dân khi nhắc đến công chứng thì hầu hết đều nghĩ ngay đến việc sao y bản chính giấy tờ, sau đó là một thủ tục phải làm khi sang tên nhà đất, ô tô, xe máy hay thế chấp vay tiền ngân hàng. Rất nhiều người hiểu rằng công chứng là một thủ tục bắt buộc, nó khá phiền hà rắc rối nhưng không làm thì không được. Một bộ phận khác lại cho rằng đi công chứng để không bị lừa, không sợ giấy tờ giả, không sợ gặp trục trặc, mất an toàn khi mua bán tài sản lớn. Công chứng như ông trọng tài, công chứng như cơ quan giám định, sai đâu công chứng đền; tóm lại, cần an toàn, khách quan và công bằng cho các bên giao dịch thì ra công chứng.

Với Nhà nước, việc duy trì trật tự xã hội cần bắt đầu từ việc phòng ngừa rủi ro pháp lý, do vậy cần phải chuẩn hóa một số giao dịch dân sự quan trọng cả về nội dung và hình thức để tránh các hậu quả tiêu cực cho xã hội, giảm tải cho hệ thống cơ quan quản lý và cơ quan xét xử. Nhà nước cũng cần quản lý và kiểm soát được các giao dịch dân sự này ở một mức độ nhất định. Công chứng là một biện pháp, một công cụ cần thiết để Nhà nước thực hiện các mục tiêu nêu trên.

Lịch sử thế giới cho thấy công chứng đã có từ thời La Mã cổ đại[i], nó được nhìn nhận như một cách thức thu thập và lưu giữ chứng cứ trong các giao dịch dân sự.[ii] Biến thể của công chứng trong lịch sử và trên thế giới có rất nhiều, tùy vào thời kỳ lịch sử, tùy vào hệ thống pháp luật của từng quốc gia mà nó sẽ có những đặc điểm riêng, nhưng nhìn chung công chứng là một hoạt động pháp lý mang tính chất phòng ngừa, xuất phát từ nhu cầu bảo đảm an toàn pháp lý và duy trì trật tự xã hội. Công chứng viên là một chức danh tư pháp, được sinh ra để thực hiện hoạt động công chứng, đáp ứng nhu cầu của xã hội.

2. Công chứng là một thủ tục hay là một dịch vụ?

Ở hầu hết các nước có nền tư pháp phát triển thì công chứng được coi là một dịch vụ. Tại các nước theo hệ thống thông luật (common law) công chứng là một dịch vụ pháp lý bình thường giống như luật sư. Một số ít quốc gia theo trường phái công chứng tập thể (các nước trong hệ thống xã hội chủ nghĩa trước đây) thì công chứng được coi như một thủ tục hành chính, được thực hiện bởi các cơ quan nhà nước. Hầu hết các quốc gia theo hệ thống dân luật (civil law) coi công chứng là một loại dịch vụ công. Về bản chất, có coi là thủ tục hay là dịch vụ thì công chứng vẫn là một hoạt động thu thập và lưu giữ chứng cứ. Sự khác nhau nằm ở phạm vi của hoạt động công chứng rộng hay hẹp, ưu tiên đáp ứng cho nhu cầu quản lý của Nhà nước hay nhu cầu bảo đảm an toàn pháp lý của người dân hay dung hòa cân bằng giữa hai đối tượng này.

Khi coi công chứng là một thủ tục, dường như pháp luật hướng sự ưu tiên cho yếu tố kiểm soát, quản lý và bảo đảm trật tự xã hội của Nhà nước.

Khi coi công chứng là một dịch vụ, tính chất phục vụ được đặt lên cao hơn và dường như pháp luật đã ưu tiên hướng đến các nhu cầu bảo đảm an toàn pháp lý của người dân.

Dù vậy, có thể thấy việc đáp ứng nhiệm vụ của Nhà nước hay nhu cầu của người dân thì nó cũng đều quan trọng cả, và mục đích cao nhất là duy trì trật tự xã hội, bảo đảm các nhu cầu cơ bản của của con người. Vì vậy mà ở rất nhiều quốc gia hiện nay thì công chứng được quy định và hiểu một cách hài hòa, cân bằng hơn, đó là một loại dịch vụ công, có thể hiểu nôm na là một dịch vụ cơ bản thiết yếu phục vụ cho lợi ích của người dân và bảo đảm lợi ích chung của toàn xã hội.

Trước khi thực hiện xã hội hóa hoạt động công chứng, Việt Nam chưa thừa nhận công chứng là một dịch vụ. Hoạt động công chứng được cung cấp hoàn toàn bởi cơ quan nhà nước, các công chứng viên đồng thời là công chức nhà nước. Ngay cả sau khi hoạt động công chứng được xã hội hóa theo Luật Công chứng 2006 với sự tham gia của tư nhân thì công chứng cũng vẫn chưa chính thức được công nhận là một dịch vụ theo đúng nghĩa. Không có bất cứ một chữ “dịch vụ” nào được nhắc đến trong Luật Công chứng 2006. Tuy nhiên, về thực chất, sau khi có sự tham gia của khối tư nhân vào hoạt động công chứng, những dấu hiệu của dịch vụ đã thể hiện. Các văn phòng công chứng hoạt động theo mô hình doanh nghiệp tư nhân hoặc công ty hợp danh, hạch toán tài chính độc lập như một doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, nguồn thu ngoài phí công chứng còn có thù lao công chứng. Đặc biệt, cách ứng xử của công chứng viên và nhân viên văn phòng công chứng đối với người yêu cầu công chứng đã mang tính phục vụ rõ hơn, người yêu cầu công chứng trở thành khách hàng thực sự chứ không giống như cách họ đi làm một thủ tục hành chính trước đây.

Công chứng chính thức được coi là một dịch vụ và ghi nhận trong Luật Công chứng 2014, đây là một điểm mới rất quan trọng so với Luật Công chứng 2006 và các quy định trước đó. Sự thừa nhận này làm nên những thay đổi căn bản trong nhận thức của những người hành nghề công chứng, người yêu cầu công chứng và cả các thành phần khác trong xã hội về hoạt động công chứng. Mặc dù vậy, những thay đổi này cũng chỉ là bước đầu, thực tế cho thấy quan niệm cũ vẫn còn dấu ấn khá đậm trong suy nghĩ và nếp làm việc của nhiều công chứng viên. Trước đây, một số tài liệu viết về công chứng giải thích rằng “công” là công quyền, công chứng là hoạt động làm chứng mang tính quyền lực nhà nước; công chứng viên là một chức danh tư pháp do Nhà nước bổ nhiệm; công chứng viên là “thẩm phán phòng ngừa”. Cách giải thích này không sai, nhưng trên thực tế khi đã thực hiện xã hội hóa hoạt động công chứng và coi công chứng là một dịch vụ thì yếu tố phục vụ phải được coi trọng, nhấn mạnh; nếu cứ nhìn công chứng bằng tư duy công quyền thì vô hình chung đang tạo ra một sức ì, một rào cản đối với sự phát triển của dịch vụ công chứng cũng như hiệu quả hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng. Một ví dụ vẫn thường gặp về việc tiếp nhận yêu cầu công chứng:

Ông A đến VPCC yêu cầu công chứng di chúc, theo đó, ông A muốn để lại di sản là đất và nhà cho con trai.

Tình huống 1: Công chứng viên yêu cầu ông A nộp một bộ hồ sơ theo quy định tại các điểm a, c, d và đ khoản 1 và khoản 2 Điều 40 của Luật Công chứng. Ông A nói rằng sổ đỏ[iii] của ông đang thế chấp ở Ngân hàng, do đó không thể cung cấp bản gốc cho công chứng viên, ngoài ra, luật sư của ông nói rằng có thể làm di chúc mà không cần có bản gốc sổ đỏ. Công chứng viên giải thích rằng không có sổ đỏ thì ông A không chứng minh được quyền sở hữu tài sản, không có căn cứ để công chứng di chúc và từ chối công chứng.
Tình huống 2: Tương tự như tình huống 1 nhưng thay vì từ chối công chứng, Công chứng viên hướng dẫn ông A sử dụng các giấy tờ thay thế là Hợp đồng thế chấp và xác nhận của Ngân hàng, đồng thời soạn thảo nội dung di chúc trên cơ sở giấy tờ thay thế đó. Ông A thực hiện theo yêu cầu của Công chứng viên để hoàn thành việc lập và công chứng di chúc.

Chúng ta đều nhận thấy rằng ở cả hai tình huống, công chứng viên làm đúng theo quy định của Luật Công chứng, thậm chí, ở tình huống 1, công chứng viên làm chính xác những gì mà Luật Công chứng đã quy định. Tuy nhiên, hai tình huống này có thể sẽ đưa đến những kết quả khác nhau, đó là giải quyết được hay không giải quyết được yêu cầu công chứng của công dân. Vậy cái gì tạo nên sự khác nhau về kết quả? Nguồn gốc vấn đề xuất phát từ nhận thức của công chứng viên về bản chất của hoạt động công chứng và tổ chức hành nghề công chứng. Tư duy rằng: công chứng là một thủ tục pháp lý, công chứng viên là một chức danh tư pháp, là người mang quyền lực, tổ chức hành nghề công chứng là một cơ quan thực thi pháp luật, hồ sơ đúng và đủ thì làm, sai thì từ chối sẽ cho ra kết quả xử lý công việc rất khác so với cách tư duy rằng: công chứng là một dịch vụ, công chứng viên là người phục vụ, tổ chức hành nghề công chứng là một tổ chức kinh tế, cần phải biết trân trọng khách hàng và đáp ứng tối đa nhu cầu của họ trong khuôn khổ pháp luật.

3. Công chứng là một loại dịch vụ công

Điều 3, Luật Công chứng 2014 quy định về chức năng xã hội của công chứng viên như sau: “Công chứng viên cung cấp dịch vụ công do Nhà nước ủy nhiệm thực hiện nhằm bảo đảm an toàn pháp lý cho các bên tham gia hợp đồng, giao dịch; phòng ngừa tranh chấp; góp phần bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, tổ chức; ổn định và phát triển kinh tế – xã hội.”[iv]. Đây là một quy định hoàn toàn mới và được coi là rất tiến bộ khi đã chính thức công nhận công chứng là một loại hình dịch vụ. Thế nhưng, nếu không đánh giá được phạm vi và có cách hiểu chính xác về “dịch vụ công” về yếu tố “Nhà nước ủy nhiệm thực hiện” trong quy định này thì sẽ rất dễ dẫn đến cách hiểu sai về tính chất của dịch vụ công chứng, nhất là đối với những người hành nghề lâu năm, còn giữ thói quen và tư duy nghề nghiệp cũ. Ngay cả khi tìm hiểu về khái niệm “dịch vụ công” mà không đối chiếu, so sánh với các quy định cụ thể của Luật Công chứng thì cũng dễ tạo ra cách hiểu thiên lệch, mang nặng tính hành chính, rằng “dịch vụ công” là dịch vụ mang tính công quyền và yếu tố “Nhà nước ủy nhiệm” là thể hiện của việc chuyển giao (trao) quyền lực cho công chứng viên.

Để làm rõ hơn vấn đề này, chúng ta cùng tìm hiểu thêm về khái niệm “dịch vụ công”. Hiện nay, chưa có một văn bản quy phạm pháp luật nào định nghĩa dịch vụ công là gì. Chỉ có một quy định về dịch vụ công trực tuyến tại Điều 3 Nghị định 43/2011/NĐ-CP, ngày 13/06/2011, trong đó định nghĩa “Dịch vụ công trực tuyến là dịch vụ hành chính công và các dịch vụ khác của cơ quan nhà nước được cung cấp cho các tổ chức, cá nhân trên môi trường mạng.” Theo định nghĩa này thì có thể hiểu dịch vụ công là dịch vụ của cơ quan nhà nước cung cấp. Mở rộng hơn một chút, ta tìm thấy những luận giải về dịch vụ công trong một số tài liệu: Trên cổng thông tin điện tử của Bộ Nội vụ[v] có giải thích về dịch vụ công như sau:

“Nói chung, mặc dù có nhiều cách tiếp cận khái niệm, thuật ngữ dịch vụ công dưới các góc độ khác nhau, nhưng về cơ bản đều thống nhất tương đối ở các đặc điểm sau của dịch vụ công:

Là một loại dịch vụ do Nhà nước (cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp của Nhà nước) trực tiếp thực hiện hoặc uỷ quyền cho các tổ chức, đơn vị ngoài Nhà nước thực hiện dưới sự giám sát của Nhà nước;
Nhằm đáp ứng nhu cầu xã hội, nhân dân (những nhu cầu tối thiểu, thiết yếu);
Nhà nước là người chịu trách nhiệm đến cùng trước nhân dân, xã hội về chất lượng dịch vụ cũng như số lượng dịch vụ. Trách nhiệm ở đây thể hiện qua việc hoạch định chính sách, thể chế pháp luật, quy định tiêu chuẩn chất lượng, thanh tra kiểm tra giám sát việc thực hiện v.v…;
Không nhằm mục tiêu lợi nhuận;
Đối tượng thụ hưởng Dịch vụ công không trực tiếp trả tiền (đã trả qua hình thức thuế), tuy nhiên có những trường hợp phải trả lệ phí theo quy định chặt chẽ của pháp luật.
Vậy có thể hiểu một cách khái quát Dịch vụ công là những dịch vụ do Nhà nước chịu trách nhiệm, phục vụ các nhu cầu cơ bản, thiết yếu chung của người dân không vì mục tiêu lợi nhuận.
Xuất phát từ cơ sở nhận thức như trên, căn cứ vào điều kiện thực tế của Việt Nam, chúng ta có thể tạm chia dịch vụ công ở nước ta hiện nay thành các loại sau:
Thứ nhất, những dịch vụ sự nghiệp công (có người gọi là hoạt động sự nghiệp công), phục vụ những nhu cầu thiết yếu cho xã hội, quyền và lợi ích công dân. Nhà nước trực tiếp (thông qua) các tổ chức, đơn vị sự nghiệp của Nhà nước hoặc uỷ quyền cho các tổ chức ngoài Nhà nước thực hiện, cụ thể như chăm sóc sức khoẻ, giáo dục, đào tạo, văn hoá, thể dục thể thao, khoa học, bảo hiểm an sinh xã hội, phòng cháy chữa cháy, bão lụt, thiên tai, dịch vụ tư vấn, hỗ trợ pháp lý cho người nghèo ….
Thứ hai, những hoạt động mang tính dịch vụ công ích, đây là các hoạt động có một phần mang tính chất kinh tế, hàng hoá như cung cấp điện, cấp nước sạch, giao thông công cộng đô thị, viễn thông, vệ sinh môi trường, xây dựng kết cấu hạ tầng, vận tải công cộng, khuyến nông, khuyến ngư, khuyến diêm …
Bên cạnh đó, hiện nay còn có luồng ý kiến cho rằng có loại thứ ba của dịch vụ công, đó là dịch vụ hành chính công. Loại này liên quan đến hoạt động thực thi pháp luật của các cơ quan nhà nước, cụ thể như các hoạt động thẩm định hồ sơ, ký phê duyệt, tổ chức cho đăng ký, cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, cấp phép khai thác khoáng sản, trật tự an toàn xã hội, hải quan, chứng thực ….

Xin lưu ý rằng, mặc dù có sự phân định thành bao nhiêu loại dịch vụ công đi chăng nữa thì vẫn đều có một điểm chung cơ bản đó là Nhà nước là người có trách nhiệm đến cùng trước xã hội, công dân đối với chất lượng, cũng như quy định khung giá cả (phí, lệ phí) cung cấp các loại hình của dịch vụ công.” Với cách luận giải này chúng ta có thể tóm lược ngắn gọn dịch vụ công ở Việt Nam trong 3 tính chất “công cộng”, “công ích”, “công quyền”; chúng có 3 đặc điểm chung cơ bản là:

Nhà nước trực tiếp cung cấp hoặc ủy nhiệm, ủy quyền cung cấp dịch vụ;
Nhà nước chịu trách nhiệm đến cùng trước nhân dân và xã hội về việc bảo đảm cung cấp dịch vụ và chất lượng dịch vụ;
Không vì mục tiêu lợi nhuận;

Ở trong một số nguồn tài liệu khác, lại có một cách hiểu khác về dịch vụ công khi xét trên giác độ kinh tế học, theo đó, dịch vụ công được hiểu là các hoạt động cung ứng cho xã hội những hàng hóa công cộng. Theo nghĩa hẹp, hàng hóa công cộng là loại hàng hóa mà khi nó đã được tạo ra thì khó có thể loại trừ ai ra khỏi việc sử dụng nó; và việc tiêu dùng của mỗi người không làm giảm lượng tiêu dùng của người khác. Hàng hóa công cộng mang lại lợi ích không chỉ cho những người mua nó, mà cho cả những người không phải trả tiền cho hàng hóa này. Đó là nguyên nhân dẫn đến chỗ Chính phủ trở thành người sản xuất hoặc bảo đảm cung cấp các loại hàng hóa công cộng. Còn theo nghĩa rộng, hàng hóa công cộng là “những hàng hóa và dịch vụ được Nhà nước cung cấp cho lợi ích của tất cả hay đa số nhân dân”. Dịch vụ công là những hoạt động cung ứng các hàng hóa công cộng xét theo nghĩa rộng, bao gồm cả những hàng hóa có tính cá nhân thiết yếu được Nhà nước bảo đảm cung ứng như điện, nước sinh hoạt…[vi] Với cách hiểu này, dịch vụ công có các đặc điểm sau:

Nhà nước là một chủ thể cung cấp dịch vụ giống như các tổ chức, cá nhân khác. Dịch vụ có thể được cung cấp bởi Nhà nước hoặc các tổ chức, cá nhân có đủ năng lực;
Nhà nước chỉ chịu trách nhiệm bảo đảm rằng dịch vụ đó được cung cấp đến mọi người dân trong xã hội và việc cung cấp dịch vụ được thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật, trong đó có các quy định mang tính định lượng về tiêu chuẩn chất lượng, cung cách phục vụ…;
Việc cung cấp dịch vụ có thể vì mục tiêu lợi nhuận hoặc không;

Qua các phân tích nêu trên ta thấy dịch vụ công chứng có những đặc điểm gần với khái niệm “dịch vụ công” được luận giải dưới giác độ kinh tế học hơn, cụ thể là:

Thứ nhất: Nhà nước là một chủ thể cung cấp dịch vụ thông qua các phòng công chứng nhà nước. Các văn phòng công chứng cũng là một chủ thể cung cấp dịch vụ được đầu tư bởi tư nhân.
Thứ hai, Nhà nước chỉ chịu trách nhiệm bảo đảm rằng dịch vụ công chứng được cung cấp đến mọi người dân trong xã hội và việc cung cấp dịch vụ công chứng được thực hiện theo đúng các quy định của pháp luật, trong đó có các quy định mang tính định lượng về tiêu chuẩn chất lượng, cung cách phục vụ…Yếu tố ủy nhiệm của Nhà nước cho tổ chức, cá nhân ngoài Nhà nước (cụ thể là văn phòng công chứng) thực hiện dịch vụ là không rõ ràng. Nếu là Nhà nước ủy nhiệm thực hiện thì Nhà nước phải là chủ thể chính cung cấp dịch vụ còn người nhận ủy nhiệm chỉ là người thừa hành, trong khi đó, nghiên cứu các quy định của pháp luật ta có thể nhận thấy rằng chủ thể cung cấp dịch vụ công chứng là công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng. Yếu tố nhân danh Nhà nước là khá mờ nhạt. Mặt khác, trong mối quan hệ ủy nhiệm thì người chịu trách nhiệm đối với hoạt động cung cấp dịch vụ phải là người ủy nhiệm chứ không phải là người được ủy nhiệm. Yếu tố chịu trách nhiệm của Nhà nước nằm ở việc bảo đảm dịch vụ công chứng được cung cấp đến mọi người dân, thể hiện ở hoạt động hoạch định chính sách, thể chế pháp luật, quy định tiêu chuẩn chất lượng, thanh tra kiểm tra giám sát việc thực hiện v.v… nghĩa là theo một cách thức gián tiếp. Cụ thể, theo Luật Công chứng thì trách nhiệm của Nhà nước được thể hiện qua các quy định về trách nhiệm của Sở Tư pháp và các cơ quan hữu quan trong việc quản lý tổ chức và hoạt động của các tổ chức hành nghề công chứng cũng như hoạt động hành nghề của công chứng viên. Trong khi đó nhiệm vụ, trách nhiệm của công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng trong việc cung cấp dịch vụ công chứng được thể hiện rõ ràng và chi tiết. Như vậy, công chứng viên và tổ chức hành nghề công chứng mới chính là những đối tượng chịu trách nhiệm trực tiếp trước người sử dụng dịch vụ chứ không phải Nhà nước.
Thứ ba: Yếu tố “không vì mục tiêu lợi nhuận” là không khả thi khi thực hiện xã hội hóa dịch vụ công chứng. Đã từng có ý kiến đề xuất đưa nội dung “không vì mục tiêu lợi nhuận” vào Luật Công chứng 2014 nhưng nội dung này không được Quốc hội thông qua[vii]. Trên thực tế, các văn phòng công chứng sẽ không thể tồn tại, thậm chí sẽ không có ai đầu tư thành lập văn phòng công chứng để hoạt động vì mục đích phi lợi nhuận.

Như vậy, với những người hành nghề công chứng cần phải thấy rõ rằng công chứng hiện nay là một dịch vụ công mà yếu tố “công” rõ nét nhất ở đây là “công cộng” chứ không phải là “công ích” hay “công quyền”. Điều này là hoàn toàn phù hợp với chủ trương của Đảng và Nhà nước khi thực hiện xã hội hóa dịch vụ công chứng, đó là nhằm mục đích đưa dịch vụ này đến gần người dân hơn, tạo sự thuận tiện cho người dân khi có nhu cầu công chứng. Người dân tiếp cận và sử dụng dịch vụ công chứng dễ dàng, thuận tiện cũng đồng nghĩa với việc các rủi ro pháp lý trong xã hội được hạn chế, giảm đi các thiệt hại cho xã hội, giảm tải cho hệ thống cơ quan điều tra, xét xử. Đề cao yếu tố “công cộng” và “dịch vụ” cũng có nghĩa là đặt những người hành nghề công chứng vào vị trí của người phục vụ, đặt chất lượng phục vụ người dân lên một vị trí cao hơn, và đó cũng là yếu tố cơ bản, quan trọng để ngành công chứng tồn tại, phát triển phù hợp với quy luật vận hành của nền kinh tế thị trường.

4. Công chứng là một nghề

Nội dung này được khẳng định từ khi có Luật Công chứng 2006 và tiếp tục được khẳng định trong Luật Công chứng 2014. Các văn bản pháp luật trước đó chưa coi công chứng viên là một nghề, công chứng được xem là một nhiệm vụ, công chứng viên là một chức danh trong cơ quan nhà nước. Dưới góc độ pháp lý, việc coi công chứng là một nghề là cơ sở để xây dựng các chính sách, quy định các khung pháp lý liên quan đến nghề nghiệp đó như việc ban hành quy tắc hành nghề, tiêu chuẩn nghề nghiệp, điều kiện hành nghề nhằm quản lý nghề nghiệp theo ý chí của Nhà nước, phù hợp với nhu cầu và sự phát triển của xã hội, mặt khác, giúp nghề nghiệp đó phát triển một cách chính danh trong khuôn khổ pháp luật; thông qua việc cho phép thành lập các hiệp hội nghề nghiệp có thể bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của những người hành nghề. Dưới góc độ thực tiễn đời sống, khi đề cập đến một nghề nghiệp, người ta thường nhắc đến đặc thù nghề nghiệp, đạo đức nghề nghiệp, danh dự nghề nghiệp, quy tắc nghề nghiệp. Muốn tồn tại và phát triển với một nghề nghiệp nào đó, người hành nghề bắt buộc phải hiểu rõ về nghề nghiệp của mình, từ các quy định của pháp luật đến thực tiễn hành nghề.

Tìm hiểu về các đặc điểm của nghề công chứng, chúng ta thường nhìn ngay vào Luật Công chứng và các văn bản pháp luật, tiếp đó là các giáo trình giảng dạy, và ở đó chúng ta tìm thấy những điều kiện, tiêu chuẩn hành nghề, địa vị pháp lý, quy tắc đạo đức…Đặc điểm chung của những nội dung này đều là các quy định hoặc mô tả về các quy định một cách khô khan, mang nặng tính hành chính, công quyền. Nếu chỉ chú ý vào việc tuân thủ các quy định của pháp luật khi hành nghề công chứng, người hành nghề dễ bị thụ động trong tư duy nghề nghiệp, làm hạn chế hiệu quả hoạt động nghề nghiệp, chấp nhận những bất cập, sai sót phát sinh từ các quy định của pháp luật hoặc từ cơ quan quản lý, thậm chí trong nhiều trường hợp dẫn đến sai sót khi tác nghiệp. Ví dụ: công chứng viên yêu cầu xuất trình bản chính giấy khai sinh và từ chối công chứng giao dịch khi người yêu cầu công chứng chỉ có bản sao giấy khai sinh; hoặc công chứng viên yêu cầu xuất trình bệnh án của người yêu cầu công chứng khi được yêu cầu công chứng ngoài trụ sở để chứng minh lý do yêu cầu công chứng ngoài trụ sở là chính đáng… Vì lý do đó, tư duy về nghề công chứng cần có sự thay đổi cho phù hợp.

Xuất phát điểm của tư duy nên bắt đầu từ thực tiễn đời sống xã hội, từ những đòi hỏi của xã hội đối với nghề nghiệp, từ đặc thù của nghề nghiệp, từ các chuẩn mực về đạo đức và cuối cùng mới là đối chiếu với các quy định của pháp luật. Cách tư duy này sẽ tạo cho người hành nghề công chứng sự chủ động, linh hoạt và tự tin hơn khi hành nghề; chất lượng dịch vụ và sự an toàn từ đó cũng đạt kết quả tốt hơn. Suy cho cùng thì các quy phạm pháp luật để điều chỉnh hoạt động hành nghề công chứng được hình thành cũng xuất phát chính từ nhu cầu của thực tiễn đời sống, kết hợp với đặc thù nghề nghiệp, các chuẩn mực đạo đức và cuối cùng là ý chí của Nhà nước vì mục đích quản lý, duy trì trật tự xã hội. Hiểu một cách nôm nà là: người dân có nhu cầu bảo đảm an toàn pháp lý cho các giao dịch dân sự, họ chấp nhận chi một khoản tiền để được đáp ứng nhu cầu đó, họ sẽ đưa ra các yêu cầu cụ thể cần được đáp ứng. Công chứng viên với tư cách là một người hành nghề sẽ tìm cách để đáp ứng tốt nhất các nhu cầu của người dân, mục tiêu là ngăn ngừa và hạn chế tối đa rủi ro pháp lý cho họ, đổi lại, công chứng viên có được thu nhập và cơ hội duy trì, phát triển nghề nghiệp. Như vậy mục tiêu mà cả hai bên hướng tới trước tiên là đáp ứng các nhu cầu của nhau sau đó mới đến điều kiện là làm thế nào để nhu cầu và cách đáp ứng nhu cầu đó phù hợp với quy định của pháp luật. Đặt vào một ví dụ cụ thể để thấy cách tư duy về nghề nghiệp ảnh hưởng như thế nào đến kết quả công việc: Ông A đi công tác dài hạn tại nước ngoài ủy quyền cho vợ ở Việt Nam tiến hành thủ tục tặng cho con trai căn hộ chung cư. Việc ủy quyền được lập thành hợp đồng ủy quyền có chứng thực chữ ký của Đại sứ quán Việt Nam tại quốc gia mà ông A đang công tác. Nếu đứng trên quan điểm tuân thủ quy định của pháp luật thì rõ ràng hợp đồng ủy quyền nói trên phải được công chứng[viii], công chứng viên vì thế có cơ sở để không chấp nhận bản hợp đồng ủy quyền được chứng thực chữ ký và từ chối yêu cầu công chứng. Tuy nhiên, nếu xét trên nhu cầu và điều kiện thực tế[ix] thì thấy rằng yêu cầu công chứng của người dân là chính đáng, không vi phạm các chuẩn mực đạo đức xã hội, người dân có ý thức hợp tác và tuân thủ quy định của pháp luật. Công chứng viên hoàn toàn có thể cân nhắc, xem xét để giải quyết yêu cầu công chứng đó một cách hợp tình, hợp lý, thậm chí việc đó có thể cần thêm thời gian để tập hợp các căn cứ, có thêm các lập luận chắc chắn nhằm chứng minh tính hợp pháp.

Cũng là tìm hiểu về các đặc điểm của nghề công chứng, nhưng khi nhìn dưới góc độ thực tiễn đời sống, chúng ta sẽ có cái nhìn gần gũi và dễ nhận diện hơn thông qua việc so sánh nghề công chứng với một số nghề nghiệp khác. Chẳng hạn khi so sánh đặc điểm nghề nghiệp giữa một công chứng viên và một bác sỹ y tế dự phòng ta có thể thấy ngay hàng loạt những điểm chung:

Nhiệm vụ của công chứng viên và bác sỹ y tế dự phòng đều là phòng ngừa rủi ro (rủi ro pháp lý và rủi ro vể bệnh tật).
Công chứng một giao dịch giống như tiêm một liều vắc-xin, có tác dụng ngăn ngừa rủi ro.
Cảm giác của người dân khi chi một khoản tiền phí công chứng có thể cũng khó chịu như khi bị một mũi tiêm, do đó không phải ai cũng tự nguyện đi công chứng hay đi tiêm phòng.
Kêt quả công chứng hay tiêm phòng đều không thể đánh giá được ngay tại thời điểm thực hiện công việc đó ngoại trừ những đánh giá mang tính cảm quan bề ngoài như thái độ phục vụ hay mức chi phí.
Kết quả của việc tiêm phòng chỉ có thể được đánh giá khi dịch bệnh tràn qua, cũng như kết quả của việc công chứng chỉ có thể được đánh giá khi xảy ra những tranh chấp pháp lý. Tuy nhiên, dịch bệnh hay tranh chấp pháp lý có thể rất ít hoặc không xảy ra, do đó kết quả công việc có thể rất ít hoặc không có điều kiện để đánh giá.
Rủi ro chỉ có thể được ngăn ngừa ở mức tương đối chứ không thể đạt đến mức tuyệt đối, tuy nhiên chuyên môn tốt và dịch vụ tốt sẽ bảo đảm tỷ lệ rủi ro là thấp nhất.
Không phải ai cũng hiểu một cách tích cực về công việc âm thầm của công chứng viên hay bác sỹ y tế dự phòng. Nhiệm vụ của người cung cấp dịch vụ là phải giải thích để cho người được phục vụ hiểu được tính chất của dịch vụ.

Trên thế giới, tiêu chuẩn hành nghề công chứng được đặt ra khắt khe, đặc biệt là ở các nước theo trường phái công chứng nội dung. Việt Nam cũng không ngoại lệ, điều kiện, tiêu chuẩn để trở thành công chứng viên là khá cao với những đòi hỏi về bằng cấp, quá trình đào tạo và thâm niên công tác trong lĩnh vực pháp luật. Với người hành nghề công chứng, xác định rõ mục tiêu nghề nghiệp là vấn đề rất quan trọng, là yếu tố có sức ảnh hưởng đến hành vi thực thi công việc, giúp cho người hành nghề công chứng giữ được sự cân bằng trong hoạt động nghiệp vụ.

Thứ nhất: Sự tự hào và danh dự nghề nghiệp giúp cho công chứng viên tự tin, yêu công việc của mình, hiểu rõ giá trị nghề nghiệp của mình, luôn luôn có sự cân nhắc trước các tình huống cám dỗ với những lợi ích vật chất trước mắt.

Thứ hai: Đạo đức nghề nghiệp gắn với đạo đức và nhân cách con người, xác định công chứng là một nghề đồng nghĩa với ý thức tuân thủ đạo đức hành nghề. Việc tuân thủ đạo đức hành nghề không hẳn là làm đúng những nội dung của bản quy tắc đạo đức nghề nghiệp mà nó xuất phát từ tư cách đạo đức của mỗi cá nhân, thể hiện qua hoạt động ứng xử với đồng nghiệp và với khách hàng của mình một cách văn minh, tử tế. Cộng với sự tự hào, danh dự nghề nghiệp thì đạo đức nghề nghiệp là yếu tố quan trọng tạo nên sự an toàn khi hành nghề cũng như nâng cao uy tín của mỗi cá nhân trong nghề nghiệp đó.

Thứ ba: Khi nói đến nghề nghiệp là nói đến sự chuyên nghiệp trong một lĩnh vực nào đó. Xác định công chứng là một nghề đồng nghĩa với việc người làm nghề sẽ luôn phải ý thức để làm công việc của mình một cách chuyên nghiệp nhất, và đó là động lực tạo nên sự phát triển của cá nhân, của tổ chức, đem lại giá trị cho cả người sử dụng dịch vụ và xã hội.

Mỗi nghề nghiệp đều có những đặc điểm, đặc trưng riêng mà bất cứ ai muốn tồn tại và phát triển bằng nghề đó đều phải hiểu và thích nghi. Ví dụ: Nghề ca sỹ phải chăm chút cho hình ảnh luôn đẹp, giọng hát ngọt ngào, phải biết sống chung với dư luận, khen chê trái chiều; hiệu quả công việc của nghề ca sỹ phụ thuộc vào thái độ và sở thích của công chúng, nhưng có thể đánh giá ngay sau mỗi bài hát mà ca sỹ thể hiện. Nghề công nhân thoát nước thì không cần phải chăm chút về hình thức, không phải đối diện với dư luận nhưng lại phải chấp nhận chịu đựng được môi trường bẩn thỉu, độc hại; hiệu quả công việc của nghề thoát nước ít khi được đánh giá ngay tại thời điểm anh ta hoàn thành công việc. Làm nghề công chứng, chúng ta cũng phải tự xác định và thích nghi với những đặc điểm của nghề công chứng nếu muốn tồn tại và phát triển.

5. Văn phòng công chứng là tổ chức kinh tế

Hiện nay, tổ chức hành nghề công chứng được quy định gồm có phòng công chứng và văn phòng công chứng, trong đó phòng công chứng là tổ chức sự nghiệp công lập trực thuộc Sở tư pháp còn văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo các quy định của pháp luật áp dụng cho mô hình công ty hợp danh (thường được gọi là tổ chức hành nghề công chứng tư). Địa vị pháp lý của phòng công chứng và văn phòng công chứng là ngang nhau. Tuy vậy, nếu như phòng công chứng được Luật Công chứng quy định rõ là một tổ chức sự nghiệp công lập thì văn phòng công chứng lại không được luật này nói rõ nó thuộc loại hình tổ chức gì? Luật Công chứng cũng không khẳng định văn phòng công chứng là doanh nghiệp. Đã có nhiều câu hỏi được đặt ra về loại hình tổ chức của văn phòng công chứng, cho dù hoạt động thực tế của văn phòng công chứng từ tổ chức, hạch toán cho đến nghĩa vụ nộp thuế đều theo cách thức hoạt động của công ty hợp danh. Phải đến khi Nghị định 99/2016/NĐ-CP ra đời thì mới có cơ sở pháp lý đầu tiên để khẳng định rằng văn phòng công chứng là tổ chức kinh tế, theo đó, Khoản 14, Điều 3 quy định: “Tổ chức kinh tế quy định tại Nghị định này là doanh nghiệp, hợp tác xã, liên hiệp hợp tác xã được thành lập, hoạt động theo các luật: Công chứng, luật sư, giám định tư pháp, kinh doanh bảo hiểm, chứng khoán, hợp tác xã.”

Việc xác định rõ văn phòng công chứng là tổ chức kinh tế có ý nghĩa quan trọng trong cách thức vận hành hoạt động của văn phòng công chứng. Một tổ chức kinh tế hoạt động với mục đích lợi nhuận thì điều đương nhiên là phải vận hành theo quy luật của thị trường và chịu sự điều tiết của thị trường, dịch vụ công chứng phải được coi như một sản phẩm hàng hóa do tổ chức đó cung cấp. Văn phòng công chứng sẽ bình đẳng với các tổ chức kinh tế khác về mặt địa vị pháp lý trong một số quy định chung áp dụng cho các tổ chức kinh kế, ví dụ như có thể có nhiều hơn một con dấu để phục vụ cho nhu cầu hoạt động, cách thức hạch toán và nộp thuế, các chính sách với người lao động hoặc các chính sách ưu đãi áp dụng cho tổ chức kinh tế khi thành lập và hoạt động ở địa bàn kinh tế khó khăn…

Về phía các phòng công chứng, mặc dù không được xác định là tổ chức kinh tế nhưng trong Luật Công chứng không quy định tách bạch về quyền và nghĩa vụ giữa phòng công chứng và văn phòng công chứng. Điều này tạo nên sự cân bằng về địa vị pháp lý, nó cũng có nghĩa là các phòng công chứng sẽ phải vận hành theo quy luật của thị trường giống như văn phòng công chứng, phải đối mặt với sự cạnh tranh, với các khó khăn, thách thức trong mối tương quan được điều tiết bởi thị trường.

Để tồn tại và phát triển, về lâu dài không có cách nào khác, những người hành nghề công chứng cho dù thuộc các phòng công chứng hay văn phòng công chứng thì đều phải xác định công chứng là một dịch vụ, phải đề cao chất lượng và hiệu quả phục vụ, coi người yêu cầu công chứng là khách hàng, nâng cao hình ảnh và uy tín tổ chức của mình trên thị trường, tìm cách thu hút khách hàng và thúc đẩy doanh thu.

[i] https://www.newworldencyclopedia.org/entry/Notary_public

[ii] Liên minh Công chứng quốc tế, Các nguyên tắc cơ bản của hệ thống công chứng La Tinh – Tài liệu được Đại hội đồng các tổ chức công chứng thành viên của Liên minh Công chứng quốc tế thông qua ngày 8 tháng 11 năm 2005 tại Rome, Italia.

[iii] Một cách gọi phổ biến của Giấy chứng nhận quyền sử dụng đất và tài sản gắn liền với đất.

[iv] Xem Điều 3 Luật Công chứng 2014. Luật Công chứng 2006 không có quy định này.

[v] http://caicachhanhchinh.gov.vn/Plus.aspx/vi/News/71/0/1010046/0/3198/Hoi_ve_dich_vu_cong

[vi] Xem: PGS.TS Lê Chi Mai: Dịch vụ công – bài viết đăng trên Tạp chí Bảo hiểm xã hội số 03 năm 2008.

[vii] Hồng Thúy: Giãy nảy với quy định “Công chứng không vì mục đích lợi nhuận” – bài đăng trên báo điện tử Pháp Luật Việt Nam ngày 2 tháng 6 năm 2014 (http://baophapluat.vn/tu-phap/giay-nay-voi-quy-dinh-cong-chung-khong-vi-muc-dich-loi-nhuan-186493.html).

[viii] Xem Điều 24, 25, Nghị định 23/2015/NĐ-CP ngày 16/02/2015 của Chính phủ.

[ix] Thực tế cho thấy việc lập hợp đồng ủy quyền và công chứng hợp đồng ủy quyền tại các cơ quan đại diện ngoại giao của Việt Nam ở nước ngoài đôi khi là một khó khăn lớn với người yêu cầu công chứng. Ở một số quốc gia, Đại sứ quán Việt Nam không công chứng hợp đồng ủy quyền nếu người yêu cầu công chứng không xuất trình được bản gốc giấy chứng nhận quyền sở hữu tài sản, mà để có được bản gốc đó thì việc gửi giấy tờ từ Việt Nam đi nước ngoài có nhiều rủi ro và mất nhiều thời gian, chưa kể khoảng cách địa lý từ nơi sinh sống của người ủy quyền đến nơi có trụ sở Đại sứ quán Việt Nam tại nước ngoài có thể rất xa, nếu công chứng viên từ chối hợp đồng ủy quyền trong trường hợp này sẽ tạo ra những khó khăn cho người dân.

Công chứng viên Đào Duy Anh

Liên hệ tư vấn: